«ما انسان‌ها زمانی‌که در قبال افکار، احساسات و رفتارمان احساس مسئولیت نمی‌کنیم، خطرناک می‌شویم.» مارشال روزنبرگ (Marshall Rosenberg) نویسنده و روانشناس آمریکایی
صرف نظر از اینکه چه شغل یا سمتی دارید، در نهایت روزی در شغلتان خواهد رسید که شما مجبور به ارائه بازخورد سازنده می‌شوید. خصوصا اگر شما در سمت مدیریت فعالیت کنید، قطعا با این موضوع روبه‌رو خواهید شد. در این جور مواقع شما ممکن است مجبور به ارائه بازخوردهای سازنده به تیم‌ها نیز باشید.
با تمام این تفاسیر ارائه انتقاد و بازخورد سازنده در عمل دشوارتر از تئوری است. بسیاری از افرادی این نکته را چالش‌برانگیز می‌دانند. در ادامه این مقاله با ما همراه باشید تا چند نکته اساسی را در این باره به شما ارائه کنیم.
چطور انتقاد سازنده ارائه کنیم؟
-
اعتمادسازی کنید
اگر به صورت دائمی با فرد یا گروهی از افراد کار می‌کنید که می‌دانید باید به صورت مکرر به آنها بازخورد دهید، چه به عنوان مدیر یا چه به عنوان همکار و عضوی از تیم، بهتر است در ابتدا رابطه‌ای شفاف و بر پایه اعتماد را با آنها شکل دهید.
اینکه بتوانید پایه ارتباطتان با افراد را براساس اعتماد بنا کنید، مکالمات آینده را برای شما آسان‌تر می‌کند. به این شکل شما می‌توانید انتقادات و بازخوردهایتان را راحت‌تر ارائه کنید و امکان اینکه آنها سخنان شما را بپذیرند و آنها را اجرا کنند نیز بسیار بیشتر خواهد شد؛ چرا که بسیار سخت است که انتقادات یا بازخوردهای کسی را قبول کنید که به هیچ عنوان به نیت قلبی او اعتماد ندارید.
بهترین کار این است که به توانایی‌ها و مهارت‌های آنها ایمان داشته باشید و از کارهای آنها قدردانی کنید. این شیوه باعث می‌شود که آنها نظرات شما را راحت‌تر بپذیرند؛ به علاوه به این شکل مکالمات بعدی شما نیز با آنها آسان‌تر خواهد بود.
-
بین مثبت‌ها و منفی‌ها تعادل برقرار کنید
زمانی که تصمیم به ارائه انتقاد یا نظر دارید، مهم است که در نظر بگیرید که در نهایت نظر شما، صرف‌نظر از اینکه انتقادتان مثبت یا منفی است، کاملا متعادل باشد.
این نکته زمانی که نوبت به ارائه انتقادات منفی می‌رسد، مشخص‌تر است. در حالی که شما نباید تصویری به جز چیزی که واقعا وجود دارد ارائه کنید، به خصوص زمانی که نگرانی شما درباره کار یا رفتار غلطی در سازمان است، با این حال اینکه بتوانید چند نکته مثبت را در رفتار فرد پیدا و ارائه کنید، در نتیجه کار تاثیر بهتری خواهد داشت.
برای مثال اگر مسئله شما درباره ضرب‌الاجل یک پروژه است، می‌توانید مکالمه را اینطور پیش ببرید که با توجه به اینکه این فرد پروژه مشابه را با کیفیت بالا و در زمان مقرر تحویل داده است شما مطمئن هستید که اینبار هم می‌تواند این کار را به همان خوبی انجام دهد.
مهم‌ترین نکته اینجاست که درباره این موضوع کاملا صادق باشید. شما نمی‌خواهید که افراد را درباره نحوه عملکرد خودشان و برداشت شما از آن کارها دچار اشتباه کنید. با این حال ارائه چند نکته مثبت، هرچند کوچک، واقعا می‌تواند در عملکرد افراد تاثیر مثبتی داشته باشد.
زمانی که بحث ارائه انتقادها و بازخوردهای مثبت به افراد می‌رسد، بهتر است این نکات را طوری ارائه کنید که فرد بداند دقیقا باید روی چه چیزی کار کند و حس کند که جای رشد و پیشرفت در آن موقعیت شغلی را دارد.
-
مشاهده کنید، نه تفسیر
تا زمانی که به حرف‌ها و دلایل افراد گوش نکرده‌اید، برای کارهای آنها تفسیر نتراشید. هر چیزی را درست همان‌طور که مشاهده می‌کنید مطرح کنید و به افراد فرصت دهید تا دیدگاه خود را توضیح دهند.
-
دقیق باشید
یکی از بهترین روش‌ها برای ارائه بازخورد سازنده، این است که کاملا دقیق و جزئی باشید. اینکه به افراد بگویید باید کارشان را بهبود دهند، اما جزئیات و توضیحاتی را در این باره ارائه نکنید، نه به آنها کمکی می‌کند نه به شما؛ به این خاطر که فرد مورد نظر شما اصلا متوجه نمی‌شود که دقیقا باید چه کار کند یا چه مسئله‌ای را برطرف کند. این سبک از انتقاد یا بازخورد هم افراد را خسته می‌کند و هم شما را از به دست آوردن نتیجه مطلوب ناامید.
این نکته در زمینه بازخورد مثبت نیز صدق می‌کند. اینکه صرفا به افراد بگویید کارتان خوب بود، کافی یا سازنده نیست. بهتر است به آنها اشاره کنید که دقیقا در پروژه مدنظر چه نقطه قوتی داشته‌اند.
-
رودررو صحبت کنید
تجربه نشان داده است که اراده بازخورد با انتقاد سازنده همیشه به صورت رودررو نتیجه بهتری دارد تا زمانی که بخواهید نظراتتان را از طریق ایمیل یا تماس تلفنی منتقل کنید. زمانی که پای نقدکردن به میان می‌آید، امکان سوء برداشت‌های زیادی وجود دارد. زمانی که به صورت رودررو در این باره با افراد صحبت می‌کنید، آنها حس شما را بهتر درک می‌کنند و احتمال بیشتری وجود دارد که نظرات شما را بپذیرند.
-
مسائل را شخصی نکنید
زمانی که به افراد انتقاد می‌کنید، بسیار مهم است که بتوانید افراد از عملکردشان جدا کنید. سعی کنید تنها روی مسئله یا مشکل موردنظرتان تمرکز کنید، فرقی نمی‌کند که این مسئله تکراری باشد یا صرفا همین یک بار و در این پروژه اتفاق افتاده باشد؛ بدون اینکه قضاوتی درباره شخصیت افراد داشته باشید، مسئله را مطرح کنید.
اگر نقد شما شبیه به یک حمله شخصی باشد، این احتمال وجود دارد که فرد موردنظر هیچ تغییر نکند و اعتمادش به حرف‌ها و نظرات شما را نیز از دست بدهد.
-
بازخوردهای منظم ارائه کنید
طبیعتا اینکه در چه بازه زمانی به صورت منظم بازخورد ارائه کنید به نوع ارتباط شما با فرد موردنظر و کارش بستگی دارد. با این حال اگر بتوانید بازخورد را به بخش مشخصی از مکالماتتان تبدیل کنید در طولانی مدت نتیجه بهتری خواهید گرفت. در این حالت زمانی که مسئله به‌خصوصی به وجود می‌آید بیان آن برای شما راحت‌تر و پذیرش آن نیز برای طرف مقابل ساده‌تر خواهد بود.
نتیجه‌گیری
ارائه بازخورد و انتقاد یکی از مهم‌ترین بخش‌های یک ارتباط برای مدیران یا رهبران است. اینکه بتوانید نظرتتان را به نحوی ارائه کنید که کاملا کارساز و به دور از قضاوت‌‌های شخصی باشد، هنری است که نه تنها به عنوان یک مدیر بلکه به عنوان یک انسان نیز بهتر است بلد باشید.
ما سعی کردیم که در این مقاله مهم‌ترین نکاتی را که در این زمینه می‌تواند برای شما کمک‌کننده باشد، جمع‌آوری کنیم.
منبع: online.champlain.edu
