فرقی نمی‌کند که شما یک تیم، یک گروه یا حتی صرفا یک جلسه کار را مدیریت می‌کنید، اینکه بدانید چطور با دیگران ارتباط برقرار کنید، مهم‌ترین قدم در رهبری است.
اینکه بتوانید دیگران را با خودتان همراه و شرایط دشوار را مدیریت کنید یا به خوبی بتوانید منظورتان را توضیح دهید، به تمرین‌های زیادی نیاز دارد.
ارتباط برقرار کردن چیزی بیش از انتخاب کلمات درست است. این کار شامل درک درست مخاطب، خوب گوش کردن و داشتن قابلیت همدلی با دیگران می‌شود. علاوه بر این‌ها برای برقراری درست به مهارت‌های دیگری مثل کنترل زبان بدن و ده‌ها مهارت دیگر نیز نیاز دارید. با این‌حال انتخاب کلمه درست یکی از مهم‌ترین کارها محسوب می‌شود.
برای اینکه بتوانید درک بهتری از این موضوع داشته باشید، ده مورد از اصلی‌ترین تکنیک‌های برقراری ارتباط موثر توسط رهبران بزرگ را برای شما توضیح داده‌ایم. با ما همراه باشید.
1. برای متقاعدسازی، با «چرا» شروع کنید
تصور کنید که در حال توضیح تصمیم مهمی برای اعضای تیم‌تان هستید. یکی از ساده‌ترین روش‌ها این است که بایستید، ایده را توضیح دهید و بگویید که چرا چنین تصمیمی گرفتید.
بلافاصله بعد از اینکه تصمیم‌تان را مطرح کردید، اعضای تیم به صورت شهودی اعلام می‌کنند که با تصمیم شما موافق یا مخالف هستند.
اگر آنها با این تصمیم موافق نباشند، توضیحات شما جنبه «توجیه» پیدا خواهند کرد. حال مسیر ارائه اطلاعات را برعکس کنید. دلایلی را که شما را در مسیر این تصمیم قرار داد، مطرح کنید. به این شکل می‌توانید شنوندگانتان را در مسیر تصمیم‌گیری با خودتان همراه کنید. به این شیوه تصمیمی که در انتها مطرح می‌کنید، کاملا منطقی به نظر خواهد رسید.
2. برای ارتباط موثر، ابتدا آسیب‌پذیری را مطرح کنید
آیا تا به امروز با فردی روبه‌رو شده‌اید که جوابی برای همه چیز دارد؟ این کار، نمایشی است که دوام چندانی نخواهد داشت، به خصوص اگر شما مدیریت گروهی از افراد را به عهده داشته باشید. بنابراین زمانی که اعضای تیم‌تان به دنبال یافتن راه حل مسئله‌ای هستند، چه باید بکنید؟
آسیب‌پذیری و چشم‌انداز ترکیب خیلی خوبی می‌سازند. زمانی که با اعتراف به این نکته که شما جواب همه جیز را نمی‌دانید شروع می‌کنید، آسیب‌پذیری خودتان را نشان می‌دهید؛ یک روش ارتباطی موثر پرورش خواهید داد، ارتباطی که توسط آن می‌توانید روی افراد تاثیر بگذارید.
3. برای درخواست کردن از روش “NVC” استفاده کنید
اینکه بخواهید در شرایط دشوار به افراد بازخود دهید یا از آنها درخواستی داشته باشید، ممکن است برای هرکسی چالش‌برانگیز باشد.
یکی از اصلی‌ترین دلایلی که افراد تمایلی به این کار ندارند این است که نمی‌توانند عکس‌العمل طرف مقابل را پیش‌بینی کنند.
با این حال نگران نباشید؛ برای اینکه کمترین بازخورد منفی را در این‌جور از مواقع داشته باشید، می‌توانید از قالب استانداردی به نام ارتباط غیر خشونت‌آمیز (nonviolent communication) یا “NVC” استفاده کنید.
به این شکل:
زمانی که …….. (مشاهده اتفاق)، من احساس …… (احساس مرتبط) می‌کنم به این خاطر که نیاز دارم ….. (یک نیاز جهانی). آیا برایتان ممکن است که …. (درخواست)؟
When ____ [observation], I feel ____ [emotion] because I’m needing some ____ [universal needs]. Would you be able to ____ [request]?
این کار در عمل سخت‌تر از چیزی است که به نظر می‌رسد. اما با کمی تمرین می‌توانید به خوبی از پس این کار برآیید.
4. برای اینکه منظورتان را برسانید، از قانون «40 کلمه» استفاده کنید
خیلی از ما زمانی که می‌خواهیم نکته‌ای را بیان کنیم که احساس می‌کنیم شنیدن آن ممکن است برای مخاطب سخت باشد، معمولا زیاد صحبت می‌کنیم. احتمالا بارها می‌گوییم که چقدر متاسف هستیم و حتی ممکن است توجیهات زیادی را پشت سر هم مطرح کنیم.
با این حال بعد از این صحبت‌های طولانی، افراد به زمان نیاز دارند تا تمام حرف‌های شما را در ذهنشان پردازش کنند و البته، اینکه شما درحال صحبت کردن هستید به این معنی نیست که طرف مقابلتان نیز در حال گوش کردن است.
قانونی وجود دارد که بیشتر صحبت‌ها کم و بیش می‌توانند در 40 کلمه خلاصه شوند. در وهله اول ممکن است این کار زمان زیادی از شما بگیرد. ایرادی ندارد؛ وقت بگذارید و به خوبی برای این کار آماده شوید چرا که بعدها از نتایج آن شگفت‌زده خواهید شد.
5. برای اینجاد تعامل، داستان‌سرایی کنید
داستان‌ها به دلیل اینکه می‌توانند احساسات ما را برانگیزند، ابزارهای قدرتمندی هستند. به همین دلیل هم امروزه داستان‌سرایی به یکی از ابزارهای اساسی رهبران تبدیل شده است.
قرار نیست که یک داستان خوب دو ساعت طول بکشد؛ فقط لازم است یک ساختار، تقابل و افرادی که بتوان داستان را به آنها ربط داد داشته باشد.
6. برای قدرت بیشتر، اجازه بگیرید
روشی ساده اما بسیار قدرتمند برای اینکه بتوانید افراد را با خودتان همراه کنید، وجود دارد. از آنها اجازه بگیرید.
• آیا من می‌توانم نظرم را در این باره بگویم؟
• آیا این امکان وجود دارد که زمان این کار را کمی به تعویق بیاندازیم؟
اجازه گرفتن به افراد حسی از احترام و کنترل را القا می‌کند. ممکن است در نگاه اول احساس کنید که به عنوان یک رهبر یا مدیر نباید اجازه بگیرید، اما نکته جالب اینجاست که وقتی رهبران از افراد درخواستی دارند یا آنها اجازه می‌گیرند، افراد با کمال میل مشتاق هستند که به آنها اجازه دهند!
7. برای هدایت بهتر سوال بپرسید
همه رهبران با این احساس آشنا هستند که چطور دلشان می‌خواهد در زمان بروز مشکلی برای افراد به سرعت وارد عمل شوند و مسئله را حل کنند. اما اگر شما با افرادی کار می‌کنید که آنها باید برای شما کار کنند، چطور پیشرفت کنند؟!
بهترین رهبران آن‌هایی هستند که می‌توانند خودشان را کنترل و به جای حل مسئله از افراد سوال کنند. اینکه بتوانید سوالات خوبی بپرسید، به صرف زمان نیاز دارد. یک سوال خوب ویژگی‌هایی دارد، مثلا: واضح، شفاف و کنجکاو است که معمولا با چرا یا چطور شروع می‌شود.
8. برای جذب ایده از «خوبه و …..» استفاده کنید
توانایی ایجاد طوفان ذهنی، برای هر رهبری یک توانایی مهم و ضروری است. با این حال مواردی وجود دارند که می‌توانند خلاقیت را از بین ببرند.
تکنیک «خوبه و ….» ابزاری است که کمدین‌های بداهه‌پرداز از آن استفاده می‌کنند. با قبول یک ایده و اضافه کردن اطلاعاتی به آن، افراد سعی می‌کنند که ایده خودشان را بهتر کنند. زمانی که شما ایده افراد را به صورت کلی رد می‌کنید، روش فکر کردن آنها را تغییر می‌دهید.
9. برای متقاعدسازی، همدلی کنید
این یکی از نکاتی است که در مدیریت اعتراض‌ها از آن استفاده می‌شود. زمانی که شما سعی در فروش یک محصول یا یک ایده را دارید، امکان زیادی وجود دارد که این سوال مطرح شود: «در چه شرایطی این ایده جواب نمی‌دهد؟» پاسخ این سوال را چطور می‌دهید؟
یکی از ساده‌لوحانه‌ترین پاسخ‌ها این است که سعی کنید به افراد معترض و پرسش‌گر بفهمانید که اشتباه کرده‌اند.
اما زمانی که به اعتراض آنها توجه و با آنها همدلی می‌کنید، احتمال اینکه آنها به حرف‌های شما گوش کنند خیلی بیشتر است.
من متوجهم که شما چه حسی دارید. من هم دقیقا همینطور فکر می‌کردم تا وقتی که ……….. (نکاتی و مواردی که طرز تفکر شما را تغییر داد)
I know how you feel. I felt the same way, and I found that____ [evidence that changed your mind]
10. برای بهتر شنیدن، آخر از همه صحبت کنید
همه می‌دانند که معمولا رهبران، خلاق و سرشار از ایده‌ها هستند. با این حال اگر از موقعیت‌تان استفاده و سعی کنید که ایده‌هایتان را پیش از همه مطرح کنید، باعث می‌شوید که تیم‌تان خلاقیت کمتری به خرج دهند و پیشرفت زیادی نکنند.
زمانی که قرار بر یک تصمیم گروهی است، روش مناسب‌تر این است که قبل از اینکه ایده خودتان را مطرح کنید، به ایده‌های دیگران گوش کنید. زمانی که ابتدا به ایده‌ها گوش می‌کنید این شانس را دارید که اطلاعات بیشتری کسب کنید و احساس همراهی بیشتری را نیز به تیم‌تان منتقل خواهید کرد.
البته این نکته نیز وجود دارد که در این مواقع افراد با دقت و توجه بیشتری به حرف‌های شما گوش می‌کنند چرا که احساس می‌کنند که شما هم به آنها گوش کرده‌اید.
نتیجه‌گیری
با اینکه تمام روش‌ها و نکات گفته شده در بالا کاملا کاربردی و عملی هستند، با این حال تنها مانند نوک کوه یخ در روش‌های ارتباطی محسوب می‌شوند. شما به عنوان یک رهبر باید بتوانید روش مخصوص به خودتان را در برقراری ارتباط پیدا کنید و سپس با استفاده از نکات گفته شده در بالا آن را بهبود دهید.
منبع: medium.dave-bailey.com
