ارتباط موثر

10 روشی که رهبران بزرگ برای برقراری ارتباط استفاده می‌کنند

فرقی نمی‌کند که شما یک تیم، یک گروه یا حتی صرفا یک جلسه کار را مدیریت می‌کنید، اینکه بدانید چطور با دیگران ارتباط برقرار کنید، مهم‌ترین قدم در رهبری است.
اینکه بتوانید دیگران را با خودتان همراه و شرایط دشوار را مدیریت کنید یا به خوبی بتوانید منظورتان را توضیح دهید، به تمرین‌های زیادی نیاز دارد.
ارتباط برقرار کردن چیزی بیش از انتخاب کلمات درست است. این کار شامل درک درست مخاطب، خوب گوش کردن و داشتن قابلیت همدلی با دیگران می‌شود. علاوه بر این‌ها برای برقراری درست به مهارت‌های دیگری مثل کنترل زبان بدن و ده‌ها مهارت دیگر نیز نیاز دارید. با این‌حال انتخاب کلمه درست یکی از مهم‌ترین کارها محسوب می‌شود.
برای اینکه بتوانید درک بهتری از این موضوع داشته باشید، ده مورد از اصلی‌ترین تکنیک‌های برقراری ارتباط موثر توسط رهبران بزرگ را برای شما توضیح داده‌ایم. با ما همراه باشید.

1. برای متقاعدسازی، با «چرا» شروع کنید

تصور کنید که در حال توضیح تصمیم مهمی برای اعضای تیم‌تان هستید. یکی از ساده‌ترین روش‌ها این است که بایستید، ایده را توضیح دهید و بگویید که چرا چنین تصمیمی گرفتید.
بلافاصله بعد از اینکه تصمیم‌تان را مطرح کردید، اعضای تیم به صورت شهودی اعلام می‌کنند که با تصمیم شما موافق یا مخالف هستند.
اگر آن‌ها با این تصمیم موافق نباشند، توضیحات شما جنبه «توجیه» پیدا خواهند کرد. حال مسیر ارائه اطلاعات را برعکس کنید. دلایلی را که شما را در مسیر این تصمیم قرار داد، مطرح کنید. به این شکل می‌توانید شنوندگانتان را در مسیر تصمیم‌گیری با خودتان همراه کنید. به این شیوه تصمیمی که در انتها مطرح می‌کنید، کاملا منطقی به نظر خواهد رسید.

2. برای ارتباط موثر، ابتدا آسیب‌پذیری را مطرح کنید

آیا تا به امروز با فردی روبه‌رو شده‌اید که جوابی برای همه چیز دارد؟ این کار، نمایشی است که دوام چندانی نخواهد داشت، به خصوص اگر شما مدیریت گروهی از افراد را به عهده داشته باشید. بنابراین زمانی که اعضای تیم‌تان به دنبال یافتن راه حل مسئله‌ای هستند، چه باید بکنید؟
آسیب‌پذیری و چشم‌انداز ترکیب خیلی خوبی می‌سازند. زمانی که با اعتراف به این نکته که شما جواب همه جیز را نمی‌دانید شروع می‌کنید، آسیب‌پذیری خودتان را نشان می‌دهید؛ یک روش ارتباطی موثر پرورش خواهید داد، ارتباطی که توسط آن می‌توانید روی افراد تاثیر بگذارید.

3. برای درخواست کردن از روش “NVC” استفاده کنید

اینکه بخواهید در شرایط دشوار به افراد بازخود دهید یا از آن‌ها درخواستی داشته باشید، ممکن است برای هرکسی چالش‌برانگیز باشد.
یکی از اصلی‌ترین دلایلی که افراد تمایلی به این کار ندارند این است که نمی‌توانند عکس‌العمل طرف مقابل را پیش‌بینی کنند.
با این حال نگران نباشید؛ برای اینکه کمترین بازخورد منفی را در این‌جور از مواقع داشته باشید، می‌توانید از قالب استانداردی به نام ارتباط غیر خشونت‌آمیز (nonviolent communication) یا “NVC” استفاده کنید.
به این شکل:
زمانی که …….. (مشاهده اتفاق)، من احساس …… (احساس مرتبط) می‌کنم به این خاطر که نیاز دارم ….. (یک نیاز جهانی). آیا برایتان ممکن است که …. (درخواست)؟

When ____ [observation], I feel ____ [emotion] because I’m needing some ____ [universal needs]. Would you be able to ____ [request]?

این کار در عمل سخت‌تر از چیزی است که به نظر می‌رسد. اما با کمی تمرین می‌توانید به خوبی از پس این کار برآیید.

4. برای اینکه منظورتان را برسانید، از قانون «40 کلمه» استفاده کنید

خیلی از ما زمانی که می‌خواهیم نکته‌ای را بیان کنیم که احساس می‌کنیم شنیدن آن ممکن است برای مخاطب سخت باشد، معمولا زیاد صحبت می‌کنیم. احتمالا بارها می‌گوییم که چقدر متاسف هستیم و حتی ممکن است توجیهات زیادی را پشت سر هم مطرح کنیم.
با این حال بعد از این صحبت‌های طولانی، افراد به زمان نیاز دارند تا تمام حرف‌های شما را در ذهنشان پردازش کنند و البته، اینکه شما درحال صحبت کردن هستید به این معنی نیست که طرف مقابلتان نیز در حال گوش کردن است.
قانونی وجود دارد که بیشتر صحبت‌ها کم و بیش می‌توانند در 40 کلمه خلاصه شوند. در وهله اول ممکن است این کار زمان زیادی از شما بگیرد. ایرادی ندارد؛ وقت بگذارید و به خوبی برای این کار آماده شوید چرا که بعدها از نتایج آن شگفت‌زده خواهید شد.

5. برای اینجاد تعامل، داستان‌سرایی کنید

داستان‌ها به دلیل اینکه می‌توانند احساسات ما را برانگیزند، ابزارهای قدرتمندی هستند. به همین دلیل هم امروزه داستان‌سرایی به یکی از ابزارهای اساسی رهبران تبدیل شده است.
قرار نیست که یک داستان خوب دو ساعت طول بکشد؛ فقط لازم است یک ساختار، تقابل و افرادی که بتوان داستان را به آن‌ها ربط داد داشته باشد.

6. برای قدرت بیشتر، اجازه بگیرید

روشی ساده اما بسیار قدرتمند برای اینکه بتوانید افراد را با خودتان همراه کنید، وجود دارد. از آن‌‌ها اجازه بگیرید.
• آیا من می‌توانم نظرم را در این باره بگویم؟
• آیا این امکان وجود دارد که زمان این کار را کمی به تعویق بیاندازیم؟
اجازه گرفتن به افراد حسی از احترام و کنترل را القا می‌کند. ممکن است در نگاه اول احساس کنید که به عنوان یک رهبر یا مدیر نباید اجازه بگیرید، اما نکته جالب اینجاست که وقتی رهبران از افراد درخواستی دارند یا آن‌ها اجازه می‌گیرند، افراد با کمال میل مشتاق هستند که به آن‌ها اجازه دهند!

7. برای هدایت بهتر سوال بپرسید

همه رهبران با این احساس آشنا هستند که چطور دلشان می‌خواهد در زمان بروز مشکلی برای افراد به سرعت وارد عمل شوند و مسئله را حل کنند. اما اگر شما با افرادی کار می‌کنید که آن‌ها باید برای شما کار کنند، چطور پیشرفت کنند؟!
بهترین رهبران آن‌هایی هستند که می‌توانند خودشان را کنترل و به جای حل مسئله از افراد سوال کنند. اینکه بتوانید سوالات خوبی بپرسید، به صرف زمان نیاز دارد. یک سوال خوب ویژگی‌هایی دارد، مثلا: واضح، شفاف و کنجکاو است که معمولا با چرا یا چطور شروع می‌شود.

8. برای جذب ایده از «خوبه و …..» استفاده کنید

توانایی ایجاد طوفان ذهنی، برای هر رهبری یک توانایی مهم و ضروری است. با این حال مواردی وجود دارند که می‌توانند خلاقیت را از بین ببرند.
تکنیک «خوبه و ….» ابزاری است که کمدین‌های بداهه‌پرداز از آن استفاده می‌کنند. با قبول یک ایده و اضافه کردن اطلاعاتی به آن، افراد سعی می‌کنند که ایده‌ خودشان را بهتر کنند. زمانی که شما ایده افراد را به صورت کلی رد می‌کنید، روش فکر کردن آن‌ها را تغییر می‌دهید.

9. برای متقاعدسازی، همدلی کنید

این یکی از نکاتی است که در مدیریت اعتراض‌ها از آن استفاده می‌شود. زمانی که شما سعی در فروش یک محصول یا یک ایده را دارید، امکان زیادی وجود دارد که این سوال مطرح شود: «در چه شرایطی این ایده جواب نمی‌دهد؟» پاسخ این سوال را چطور می‌دهید؟
یکی از ساده‌لوحانه‌ترین پاسخ‌ها این است که سعی کنید به افراد معترض و پرسش‌گر بفهمانید که اشتباه کرده‌اند.
اما زمانی که به اعتراض آن‌ها توجه و با آن‌ها همدلی می‌کنید، احتمال اینکه آن‌ها به حرف‌های شما گوش کنند خیلی بیشتر است.

من متوجهم که شما چه حسی دارید. من هم دقیقا همینطور فکر می‌کردم تا وقتی که ……….. (نکاتی و مواردی که طرز تفکر شما را تغییر داد)

I know how you feel. I felt the same way, and I found that____ [evidence that changed your mind]

10. برای بهتر شنیدن، آخر از همه صحبت کنید

همه می‌دانند که معمولا رهبران، خلاق و سرشار از ایده‌ها هستند. با این حال اگر از موقعیت‌تان استفاده و سعی کنید که ایده‌هایتان را پیش از همه مطرح کنید، باعث می‌شوید که تیم‌تان خلاقیت کمتری به خرج دهند و پیشرفت زیادی نکنند.
زمانی که قرار بر یک تصمیم گروهی است، روش مناسب‌تر این است که قبل از اینکه ایده خودتان را مطرح کنید، به ایده‌های دیگران گوش کنید. زمانی که ابتدا به ایده‌ها گوش می‌کنید این شانس را دارید که اطلاعات بیشتری کسب کنید و احساس همراهی بیشتری را نیز به تیم‌تان منتقل خواهید کرد.
البته این نکته نیز وجود دارد که در این مواقع افراد با دقت و توجه بیشتری به حرف‌های شما گوش می‌کنند چرا که احساس می‌کنند که شما هم به آن‌ها گوش کرده‌اید.

نتیجه‌گیری
با اینکه تمام روش‌ها و نکات گفته شده در بالا کاملا کاربردی و عملی هستند، با این حال تنها مانند نوک کوه یخ در روش‌های ارتباطی محسوب می‌شوند. شما به عنوان یک رهبر باید بتوانید روش مخصوص به خودتان را در برقراری ارتباط پیدا کنید و سپس با استفاده از نکات گفته شده در بالا آن را بهبود دهید.

منبع: medium.dave-bailey.com

ادامه مطب
مسئولیت پذیری

9 مورد از بهترین روش‌های حفظ مسئولیت پذیری در محیط کار

علاوه بر ایجاد امکان قابلیت رشد، مدیران و کارفرمایان درباره قدرت بخشیدن به فرهنگ مسئولیت پذیری کارکنانشان نیز مسئول هستند. مسئولیت‌پذیری یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های رهبری است.

اگر هر یک از اعضای تیم، نتواند مسئولیتی را که به عهده او گذاشته شده است به انجام برساند، یا نتواند به بخشی از اهداف شرکت تحقق ببخشد، این وظیفه مدیریت شرکت است که او را در مسیر مسئولیت پذیری قرار دهد.

یک مدیر عالی به نوعی تیمش را مدیریت می‌کند که مسئولیت‌پذیری در تمام رفتارهایشان نهادینه شود. اما نکته اینجاست که این فرایند چندان هم راحت نیست. برخی از مدیران در انجام این فرایند مردد هستند؛ چرا که آن‌ها بیشتر از آنکه به درک تیمشان فکر کنند روی نتایج به دست آمده متمرکز هستند.

رهبران باید بدانند و متوجه باشند که یکی از مهم‌ترین مسئولیت‌های آن‌ها این است که افراد تیمشان را نسبت به وظیفه محوله، مسئولیت‌پذیر نگه دارند؛ چرا که این کار عملکرد کلی تیم را بهبود می‌بخشد و می‌تواند مسیر رسیدن به اهداف را هموار کند.

مسئولیت پذیری اعضای تیم به چه معناست؟

پیش از هرچیزی لازم است تعریفی از مسئولیت پذیری ارائه کنیم. مسئولیت‌پذیری برای کارمندان به این معناست که بتوانند حجم کار را با توجه به اهداف تیم، زمان ضرب‌الاجل‌ها، دست‌یابی به اهداف و پذیرش خطاها تعیین کنند.

نیروی کار مسئولیت‌پذیر از کارکنانی با عملکرد بالا تشکیل شده است که کارهای روزمره خود را برای همسویی با اهداف کلی کسب و کار در اولویت قرار می‌دهند. در فرهنگ کاری مسئولانه، اشتباهات و شکست‌ها تایید و پذیرفته می‌شوند و به یادگیری و توسعه کلی سازمان کمک می‌کنند.

9 نکته در مورد نحوه مسئولیت‌پذیر نگه‌داشتن کارمندان

مسئولیت پذیری منجر به عملکرد بالای کارکنان، بهبود استانداردهای کاری و افزایش اعتماد به‌نفس افراد می‌شود.

در اینجا 9 نکته وجود دارد که چگونه کارکنان را در محل کار خود مسئول نگه دارید.

1. در ابتدا رهبران باید مسئولیت‌پذیر باشند

به عنوان یک مدیر، شما الگوی تیم‌تان هستید. کارمندان همیشه از شما پیروی خواهند کرد. به همین دلیل هم است بسیار اهمیت دارد که رهبران نیز مسئولیت پذیری را در محیط کاریشان نشان دهند.

اگر یک مدیر هستید، می‌توانید با موارد زیر برای کارمندان خود یک نمونه قابل پذیرش باشید:

• وظایف خود را به موقع انجام دهید و هرگز ضرب‌الاجل‌ها را از دست ندهید.
• از اعضای تیم‌تان در هر زمانی که نیاز است، حمایت کنید.
• برای تمام جلسات به موقع و سروقت آماده باشید.

2. انتظاراتتان را به صورت شفاف مشخص کنید

این خیلی مهم است که به صورت کاملا شفاف و دقیق به کارمندان بگویید که دقیقا از آن‌ها چه می‌خواهید، چه خروجی باید تحویل دهند، معیارتان برای سنجش موفقیت چیست و چطور می‌توانند به اهدافشان دست یابند.

بسیار مهم است که بتوانید اهداف مشخصی را برای کارمندانتان مشخص کنید، چرا که در غیر این صورت بسیار سخت خواهد بود که بتوانید فردی را مسئولیت‌پذیری نگه دارید که اصلا نمی‌داند باید چه کاری انجام دهد.

برای اینکه بتوانید این کار را به درستی انجام دهید، بهتر است که خواسته‌هایتان را مکتوب کنید. به این شکل به راحتی می‌توانید در مکالماتتان به نکات مدنظرتان اشاره کنید.

تجربه ثابت کرده است که زمانی که کارمندان تعریف مشخصی از نقش‌هایشان داشته باشند، احساس مسئولیت‌پذیری بیشتری خواهند داشت. این نکته به کارمندان کمک می‌کند که دقیقا بدانند که عملکرد ضعیف یا ناکارآمدشان چه تبعاتی خواهد داشت.

3. حل نکنید، همدلی کنید

به عنوان یک رهبر باید بدانید که تمام مشکلات، مشکل شما نیست. بهتر است که با تمایل حل تمام مشکلات گزارش شده، مقابله کنید. اگر بخواهید نقش یک قهرمان را بازی کنید، جلوه بیرونی تیم‌تان را کم می‌کنید.

زمانی که یکی از افراد تیمتان با مشکلی به شما مراجعه می‌کند، بلافاصله آن را حل نکنید؛ رویکرد بهتری در این باره وجود دارد و آن هم این است که از آن‌ها بپرسید که چطور می‌خواهد این مسئله را حل کنند.

در این صورت می‌توانید به آن‌ها در زمنیه جمع‌آوری اطلاعات و منابعی که برای حل مشکل به آن نیاز دارد، کمک کنید. این شیوه به کارمندان شما کمک می‌کند که بتوانند مسئولیت‌پذیرتر باشند و راه حل‌های مناسب برای مشکلاتشان را خودشان پیدا کنند.

4. منابع مهم را تامین کنید

این نکته بسیار مهم است که بدانید که از همان اول نیروهایتان را برای موفقیت استخدام می‌کنید. مطمئن شوید که کارمندان و نیروهای شما به تمام منابع، دانش و ابزار اولیه برای رسیدن به اهدافشان دسترسی دارند. به این شکل به نیروهایتان کمک می‌کنید که بتوانند استعدادها، اعتماد به‌نفس و احساس مالکیتشان به کار را تقویت کنند.

این یکی از اولین وظایف شماست که بتوانید منابع موردنیاز تیم‌تان را فراهم کنید، در غیر این صورت شما افراد را مفهوم به شکست می‌کنید.

اگر افراد شما باور نکنند که به موفقیت می‌رسند، به احتمال زیاد به جای اینکه خود را مسئول بدانند، منابع بیرونی را سرزنش می‌کنند تا توضیح دهند که چرا نتوانسته‌اند به اهداف خود دست یابند.

5. به سرعت عملکردهای ضعیف را شناسایی کنید

این نکته بسیار مهم است که بتوانید عملکردهای ضعیف را پیش از اینکه به یک مسئله بزرگ تبدیل شوند، شناسایی کنید. در لیست زیر چند رویکرد را برای مواجه با افرادی با عملکرد ضعیف برایتان آورده‌ایم.

 علت را شناسایی کنید

همیشه دلیل عملکرد ضعیف، بی‌مسئولیتی نیست، بعضی مواقع دلایل دیگری در این زمینه وجود دارد، مثل:

• نداشتن دستورالعمل مشخص
• آموزش ناکافی
• مسائل فنی
• مسئله شخصی
• تداخل اولویت‌ها
• نداشتن ارتباط کافی به دلیل برخی از مسائل (مثل دورکار بودن)

روی بخشی که به خودتان مرتبط است، تمرکز کنید

از خودتان بپرسید نقش شما در این موضوع چیست. سوالاتی مانند:

• آیا حجم کار زیادی را به او محول کردم؟
• آیا هدفی که برای آن‌ها مشخص کردم، دور از واقعیت است؟
• آیا وظیفه او را به درستی شرح ندادم؟
• آیا برای اینکه آن‌ها را به درستی و به خوبی راهنمایی کنم، در دسترس بوده‌ام؟

 بپرسید و گوش کنید

مطمئن شوید که کارمند شما می‌داند که عملکرد ضعیفی داشته است. درباره این موضوع با او صحبت و به دلایلش گوش کنید. به این شکل بهتر می‌توانید متوجه شوید که ریشه این مسئله از کجا می‌آید.

 یک برنامه عملیاتی طراحی کنید

یک برنامه عملیاتی گسترش نیرو داشته باشید و طبق برنامه نیروها را مطابق با نیازشان آموزش دهید. برای کمک به عملکرد بهتر، اهداف قابل اندازه‌گیری و جدول زمانی تعیین کنید. این کار را با همکاری خود نیرو انجام دهید تا متوجه شوند که این کار راه حلی برای آن‌هاست نه تنبیه. آموزش شخصی، انگیزه کارکنان را برای یادگیری افزایش می‌دهد زیرا برای آن‌ها احساس مالکیت بیشتری برای کار ایجاد می‌کند. کارمندان متوجه می‌شوند که یک مسیر یادگیری شخصی به آن‌ها کمک می‌کند تا سریع‌تر به اهداف خود برسند.

6. برای مسئولیت پذیری بیشتر، بازخورد منظم ارائه کنید

بازخورد نقشی حیاتی در ارتباطات کاری دارد. برگزاری جلسات بازخورد منظم با کارمندان باعث می‌شود که ارائه اتتقال بازخوردها راحت‌تر و با نتیجه بهتری صورت بگیرد.

بازخورد صادقانه، شفاف و مداوم، برای کارکنان مهم است چرا که از این طریق متوجه می‌شوند که دقیقا در کجای کارشان قرار دارند. اگر کارمندی نتواند اهداف تعیین شده را برآورده کند و دلیل معتبری برای توجیه موقعیت خود نداشته باشد، مهم است که از او بخواهیم مسئولیت کارش را بپذیرد.

ارائه بازخورد را به یک مسیر دوطرفه تبدیل کنید، به این معنا که به کارمندان هم اجازه دهید که نظراتشان را با شما درمیان بگذارند.

7. اشتباهات را با آغوش باز بپذیرید

هیچ‌کس خطا و اشتباه را دوست ندارد. اشتباهات اثر بدی روی مشتری، کارفرما، نیرو و کسب و کار دارند. با این حال اگر شما فضایی ایجاد کنید که کارمندان پس از مرتکب شدن خطا نتوانند به شما مراجعه کنند و مسئله را توضیح دهند، ممکن است مشکل را چند برابر کند.

این مهم است که بتوانید یک محیط دوستانه ایجاد کنید که کارمندان شما احساس امنیت داشته باشند و در صورت به وجود آمدن مشکل به شما مراجعه کنند. به این شکل درصورتی که خطای در کار به وجود بیاید، کارمندان بدون احساس ترس می‌توانند مسئولیت اشتباهشان را به عهده بگیرند.

8. استانداردهای کاری را پایین نیاورید

کارکنان باید استانداردهای یک شرکت را رعایت کنند و بدانند که باید کار خود را طبق مهلت‌ها و استانداردهای تعیین‌شده ارسال کنند. کیفیت کار آن‌ها باید با هر پروژه بهبود یابد، تنها در این صورت است که می‌توانند پیشرفت کنند.

صرفا به این دلیل که یک مدیر تمایل ندارد که عملکرد ضعیف کارمندان را به آن‌ها گوشزد کند، نباید استانداردهای کاری شرکت را پایین بیاورد.

9. اگر کارمندان بهبودی ندارند، تصمیم سخت را بگیرید

با اینکه این روش ممکن است کمی سخت و بی‌رحمانه به‌نظر برسد، اما اگر هیچ روش یا راهکاری روی کارمندی جواب نمی‌دهد و او هیچ پیشرفت یا بهبودی ندارد، مدیر مربوطه باید بتواند که او را اخراج کند. در غیر این صورت این نکته می‌تواند روی کارمندان دیگر و روند کلی شرکت تاثیر بگذارد.

اخراج یک کارمند ضعیف هرگز راه حلی نیست که مدیران بخواهند از آن استفاده کنند، اما یکی از روش‌های نشان دادن مسئولیت‌پذیری مدیران است.

سخن پایانی

پرورش فرهنگ مسئولیت پذیری، روحیه و بهره‌وری کارمندان را افزایش می‌دهد و این حس را به آن‌ها القا می‌کنید که شرکت به کار آن‌ها نیاز دارد.

به یاد داشته باشید، تیم‌تان به رهبری شما، برای رسیدن به اهداف مشترکتان متکی است. اما بدون مسئولیت پذیری، تیم دلیلی برای هماهنگ کردن خودش با انتظارات نمی‌بیند. رهبران مسئول ایجاد فرهنگی هستند که تیم را تشویق کند تا بهترین عملکرد خود را به نمایش بگذارند و نتایج مورد انتظار را ارائه دهند.

منبع:whatfix.com

ادامه مطب

7 روش برای ارائه بازخورد سازنده در کسب‌وکارها

«ما انسان‌ها زمانی‌که در قبال افکار، احساسات و رفتارمان احساس مسئولیت نمی‌کنیم، خطرناک می‌شویم.» مارشال روزنبرگ (Marshall Rosenberg) نویسنده و روانشناس آمریکایی

صرف نظر از اینکه چه شغل یا سمتی دارید، در نهایت روزی در شغلتان خواهد رسید که شما مجبور به ارائه بازخورد سازنده می‌شوید. خصوصا اگر شما در سمت مدیریت فعالیت کنید، قطعا با این موضوع روبه‌رو خواهید شد. در این جور مواقع شما ممکن است مجبور به ارائه بازخوردهای سازنده به تیم‌ها نیز باشید.

با تمام این تفاسیر ارائه انتقاد و بازخورد سازنده در عمل دشوارتر از تئوری است. بسیاری از افرادی این نکته را چالش‌برانگیز می‌دانند. در ادامه این مقاله با ما همراه باشید تا چند نکته اساسی را در این باره به شما ارائه کنیم.

چطور انتقاد سازنده ارائه کنیم؟

  • اعتمادسازی کنید

اگر به صورت دائمی با فرد یا گروهی از افراد کار می‌کنید که می‌دانید باید به صورت مکرر به آن‌‌ها بازخورد دهید، چه به عنوان مدیر یا چه به عنوان همکار و عضوی از تیم، بهتر است در ابتدا رابطه‌ای شفاف و بر پایه اعتماد را با آن‌ها شکل دهید.

اینکه بتوانید پایه ارتباطتان با افراد را براساس اعتماد بنا کنید، مکالمات آینده را برای شما آسان‌تر می‌کند. به این شکل شما می‌توانید انتقادات و بازخوردهایتان را راحت‌تر ارائه کنید و امکان اینکه آن‌ها سخنان شما را بپذیرند و آن‌ها را اجرا کنند نیز بسیار بیشتر خواهد شد؛ چرا که بسیار سخت است که انتقادات یا بازخوردهای کسی را قبول کنید که به هیچ عنوان به نیت قلبی او اعتماد ندارید.

بهترین کار این است که به توانایی‌ها و مهارت‌های آن‌ها ایمان داشته باشید و از کارهای آن‌ها قدردانی کنید. این شیوه باعث می‌شود که آن‌ها نظرات شما را راحت‌تر بپذیرند؛ به علاوه به این شکل مکالمات بعدی شما نیز با آن‌ها آسان‌تر خواهد بود.

  • بین مثبت‌ها و منفی‌ها تعادل برقرار کنید

زمانی که تصمیم به ارائه انتقاد یا نظر دارید، مهم است که در نظر بگیرید که در نهایت نظر شما، صرف‌نظر از اینکه انتقادتان مثبت یا منفی است، کاملا متعادل باشد.

این نکته زمانی که نوبت به ارائه انتقادات منفی می‌رسد، مشخص‌تر است. در حالی که شما نباید تصویری به جز چیزی که واقعا وجود دارد ارائه کنید، به خصوص زمانی که نگرانی شما درباره کار یا رفتار غلطی در سازمان است، با این حال اینکه بتوانید چند نکته مثبت را در رفتار فرد پیدا و ارائه کنید، در نتیجه کار تاثیر بهتری خواهد داشت.

برای مثال اگر مسئله شما درباره ضرب‌الاجل یک پروژه است، می‌توانید مکالمه را اینطور پیش ببرید که با توجه به اینکه این فرد پروژه مشابه را با کیفیت بالا و در زمان مقرر تحویل داده است شما مطمئن هستید که اینبار هم می‌تواند این کار را به همان خوبی انجام دهد.

مهم‌ترین نکته اینجاست که درباره این موضوع کاملا صادق باشید. شما نمی‌خواهید که افراد را درباره نحوه عملکرد خودشان و برداشت شما از آن کارها دچار اشتباه کنید. با این حال ارائه چند نکته مثبت، هرچند کوچک، واقعا می‌تواند در عملکرد افراد تاثیر مثبتی داشته باشد.

زمانی که بحث ارائه انتقادها و بازخوردهای مثبت به افراد می‌رسد، بهتر است این نکات را طوری ارائه کنید که فرد بداند دقیقا باید روی چه چیزی کار کند و حس کند که جای رشد و پیشرفت در آن موقعیت شغلی را دارد.

  • مشاهده کنید، نه تفسیر

تا زمانی که به حرف‌ها  و دلایل افراد گوش نکرده‌اید، برای کارهای آن‌ها تفسیر نتراشید. هر چیزی را درست همان‌طور که مشاهده می‌کنید مطرح کنید و به افراد فرصت دهید تا دیدگاه خود را توضیح دهند.

  • دقیق باشید

یکی از بهترین روش‌ها برای ارائه بازخورد سازنده، این است که کاملا دقیق و جزئی باشید. اینکه به افراد بگویید باید کارشان را بهبود دهند، اما جزئیات و توضیحاتی را در این باره ارائه نکنید، نه به آن‌ها کمکی می‌کند نه به شما؛ به این خاطر که فرد مورد نظر شما اصلا متوجه نمی‌شود که دقیقا باید چه کار کند یا چه مسئله‌ای را برطرف کند. این سبک از انتقاد یا بازخورد هم افراد را خسته می‌کند و هم شما را از به دست آوردن نتیجه مطلوب ناامید.

این نکته در زمینه بازخورد مثبت نیز صدق می‌کند. اینکه صرفا به افراد بگویید کارتان خوب بود، کافی یا سازنده نیست. بهتر است به آن‌ها اشاره کنید که دقیقا در پروژه مدنظر چه نقطه قوتی داشته‌اند.

  • رودررو صحبت کنید

تجربه نشان داده‌ است که اراده بازخورد با انتقاد سازنده همیشه به صورت رودررو نتیجه بهتری دارد تا زمانی که بخواهید نظراتتان را از طریق ایمیل یا تماس تلفنی منتقل کنید. زمانی که پای نقدکردن به میان می‌آید، امکان سوء برداشت‌های زیادی وجود دارد. زمانی که به صورت رودررو در این باره با افراد صحبت می‌کنید، آن‌ها حس شما را بهتر درک می‌کنند و احتمال بیشتری وجود دارد که نظرات شما را بپذیرند.

  • مسائل را شخصی نکنید

زمانی که به افراد انتقاد می‌کنید، بسیار مهم است که بتوانید افراد از عملکردشان جدا کنید. سعی کنید تنها روی مسئله یا مشکل موردنظرتان تمرکز کنید، فرقی نمی‌کند که این مسئله تکراری باشد یا صرفا همین یک بار و در این پروژه اتفاق افتاده باشد؛ بدون اینکه قضاوتی درباره شخصیت افراد داشته باشید، مسئله را مطرح کنید.

اگر نقد شما شبیه به یک حمله شخصی باشد، این احتمال وجود دارد که فرد موردنظر هیچ تغییر نکند و اعتمادش به حرف‌ها و نظرات شما را نیز از دست بدهد.

  • بازخوردهای منظم ارائه کنید

طبیعتا اینکه در چه بازه زمانی به صورت منظم بازخورد ارائه کنید به نوع ارتباط شما با فرد موردنظر و کارش بستگی دارد. با این حال اگر بتوانید بازخورد را به بخش مشخصی از مکالماتتان تبدیل کنید در طولانی مدت نتیجه بهتری خواهید گرفت. در این حالت زمانی که مسئله به‌خصوصی به وجود می‌آید بیان آن برای شما راحت‌تر و پذیرش آن نیز برای طرف مقابل ساده‌تر خواهد بود.

نتیجه‌گیری

ارائه بازخورد و  انتقاد یکی از مهم‌ترین بخش‌های یک ارتباط برای مدیران یا رهبران است. اینکه بتوانید نظرتتان را به نحوی ارائه کنید که کاملا کارساز و به دور از قضاوت‌‌های شخصی باشد، هنری است که نه تنها به عنوان یک مدیر بلکه به عنوان یک انسان نیز بهتر است بلد باشید.

ما سعی کردیم که در این مقاله مهم‌ترین نکاتی را که در این زمینه می‌تواند برای شما کمک‌کننده باشد، جمع‌آوری کنیم.

منبع: online.champlain.edu

ادامه مطب