در هر حرفه‌ای، باید یک سری گزارش‌های تجاری تهیه و ارسال شوند. این گزارش‌ها که طیف وسیعی از موضوعات مرتبط با شرکت را پوشش می‌دهند، از جمله تلاش برای تصمیم‌گیری بهترین کار یا تصمیم برای شرکت تا نظارت بر عملکرد خوب یا ضعیف شرکت. ممکن است این کار، یک کار یکنواخت به نظر برسد، اما برای موفقیت شرکت شما حیاتی است.
چه یک نویسنده با تجربه باشید که نوشته‌هایش تنها به کمی تجدید نظر نیاز دارد چه کسی که به تازگی به اهمیت گزارش‌های تجاری پی برده است، ما اینجا هستیم تا به شما کمک کنیم! کسی چه می‌داند؟ شاید شما مهارت‌های کارآفرینی برای طراحی یکی از خارق‌العاده‌ترین مشاغلی که تیم یا سرمایه‌گذاران شما تاکنون خوانده‌اند را داشته باشید.
این مقاله یک راهنمای گام به گام است که برای شروع به شما شما کمک می‌کند. نکات زیادی را به شما ارائه می‌دهد که می‌توانید از آن‌ها برای نوشتن کسب و کار خود استفاده کنید. در اینجا نحوه نوشتن یک گزارش تجاری آورده شده است.
1. یک برنامه طراحی کنید
تیمی از متخصصان در سازمان شما گزارش کسب و کار شما را می‌خوانند، بنابراین شما باید با همان ظرافت و فداکاری با آن برخورد کنید که یک پروژه اداری را انجام می‌دهید. قبل از شروع جمع‌آوری اطلاعات و انجام تحقیق، ایجاد یک برنامه در مورد آنچه باید بنویسید ضروری است. در واقع، شما باید طرحی در ذهن خود از آنچه می‌خواهید به انجام برسانید داشته باشید. با برداشتن این گام ساده، ایده روشنی از آنچه قرار است بنویسید خواهید داشت. اگر این مرحله از کار را انجام ندهید، در نهایت گزارشی پیچیده، خسته‌کننده و طولانی خواهید داشت.
2. هدف خود را مشخص کنید
گام بعدی این است که مشخص کنید هدف شما از گزارش کسب و کار شما چیست.
هدف آن چیست؟ آیا می‌خواهید میزان فروش فصلی را به مدیریت اطلاع دهید؟ یا سعی دارید سرمایه گذاری بیشتر در ابزارهای هوش تجاری و فناوری را توجیه کنید؟ هر بخش از نوشتن یک طرح کسب و کار نیاز به هدفی دارد که قصد دارید به آن برسید. ممکن است مهارت یک نویسینده را نداشته باشید، اما همچنان می‌توانید از قدرت بیان برای تحقق اهداف خود استفاده کنید.
3. مخاطبان خود را شناسایی کنید
به طور معمول، هنگامی که وظیفه این گزارش‌ها را بر عهده دارید، به این که چه کسی آن‌ها را خواهد خواند فکر می‌کنید. در مراحل اولیه، باید مخاطبان خود را شناسایی کنید و سپس ساختار کلی را برای آن افراد تنظیم کنید. خواه مدیریت ارشد باشد یا یک سرمایه‌گذار خطرپذیر، گزارش‌های کسب و کار شما باید بر اساس مخاطبان تنظیم شود. در اینجا برخی از ملاحظات هنگام نوشتن برای یک مخاطب خاص وجود دارد:
- از نظر جنسیتی خنثی بمانید و از فرضیات در مورد نژاد، جنسیت و فرهنگ خودداری کنید.
- طنز و شوخی را به نوشته خود اضافه نکنید زیرا این یک فضای رسمی است.
- از اصطلاحات و کلمات کلیدی که خوانندگان شما با آن‌ها آشنا هستند استفاده کنید.
- سوالاتی در مورد مخاطبان خود بپرسید، مانند اینکه به چه مقدار اطلاعات زمینه‌ای نیاز دارند، چه میزان تحقیق از شما انتظار دارند و چه چیزی می‌خواهند از شما بیاموزند.
- در واقع همه یکسان نیستند، اما می‌توانید انتخاب محتوا و سبک خود را با اذعان به اینکه این محتوا عمدتاً برای چه کسانی در محل کار در نظر گرفته شده است، مشخص کنید.
4. نوع گزارش را انتخاب کنید
گزارش‌های تجاری شبیه به هم نیستند. ممکن است این یک دانش رایج به نظر نرسد، اما در نهایت با فرمت‌های مناسب برای موقعیت‌های مختلف یا قالب‌های خاص برای مخاطبان خاص مواجه خواهید شد.
بنابراین، انواعی وجود دارد که باید در نظر گرفته شوند. در اینجا تعداد کمی از آن‌ها هستند:
- گزارش توجیهی: این گزارش یک ایده را به تصمیم‌گیرندگان شرکت ارائه می‌کند.
- گزارش تحقیقی: مشکل موجود در سازمان خود را برجسته و یک اقدام خاص را مشخص می‌کند .
- گزارش انطباق: اطلاعات مربوط به انطباق را به یک نهاد حاکم ارائه می‌دهد تا نشان دهد که کسب و کار از قوانین، مقررات و قوانین پیروی می‌کند.
- گزارش امکان‌سنجی: آیا یک توصیه تا تصمیم‌امکان پذیر است؟ یک گزارش امکان‌سنجی یک پیشنهاد را بررسی می‌کند و تعیین می‌کند که آیا این مفهوم کار خواهد کرد یا خیر.
- گزارش مطالعات پژوهشی: گزارش مطالعات تحقیقاتی، بررسی عمیق یک مشکل یا موضوعی که در دفتر رایج است ارائه می‌کند.
- گزارش دوره‌ای: گزارش دوره‌ای به عنوان ابزاری برای بهبود سیاست‌ها، رویه‌ها یا محصولات کسب و کار در هر هفته، ماه یا سه ماهه عمل می‌کند. این نوع گزارش عالی است زیرا نظارت مداوم بر شرکت است.
- گزارش معیار: چند راه حل بالقوه برای یک موقعیت خاص وجود دارد؟ بهترین اقدام کدام است؟ یک گزارش معیار این پاسخ‌ها را در نظر می‌گیرد و با ارائه بهترین جایگزین به پایان می‌رسد.
- گزارش وضعیت: خلاصه‌ای از پشت سر گذاشتن یک موقعیت خاص، مانند اطلاعاتی که در یک کنفرانس صنعتی به اشتراک گذاشته می‌شود یا اینکه چگونه کسب و کار شما به یک بحران در جامعه واکنش نشان داده است.
5. فرمت داخلی را تعیین کنید
هر شرکت، به‌ویژه شرکت‌های فعال، قالب‌های خود را برای گزارش‌های تجاری خواهد داشت. چرا شما نداشته باشید؟
بهترین راه برای دستیابی به فرمت مناسب این است که وقت بگذارید و کتابچه راهنمای شرکت خود را مرور کنید یا با متخصصان کسب و کار خود در مورد قالب‌های انتخابی آن‌ها پرس‌وجو کنید.
با استفاده از فرمت معمولی در سراسر صنعت، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که گزارش کسب و کار شما مطابق با استانداردهای سازمان است و می‌توانید حتی حرفه‌ای تر از آنچه در حال حاضر هستید ظاهر شوید.
6. یک پیش‌نویس یا الگوی گزارش تجاری تهیه کنید
هنگامی که شروع به نوشتن یک گزارش می‌کنید، می‌تواند به پیش نویس یک الگو کمک کند، که می‌تواند برای اسناد تجاری آتی مورد استفاده مجدد قرار گیرد . این همچنین می‌تواند در زمان شما در آینده صرفه‌جویی کند.
در اینجا جنبه‌هایی وجود دارد که باید در پیش‌نویس خود بگنجانید:
- صفحه عنوان: عنوان گزارش، نام نویسنده و تاریخ.
- خلاصه کسب و کار: بخشی برای برجسته کردن یافته‌های مهم گزارش. باید مختصر باشد و بیشتر در گزارش‌های طولانی استفاده شود.
- مقدمه: بیانیه‌ای برای اطلاع‌رسانی هدف از نوشتن و بیان آنچه به دست آورده‌اید.
- یافته‌ها: بدنه اصلی متن که ایده‌ها، اطلاعات، آمار، نظرات، قضاوت‌ها و سایر داده‌های مرتبط را به اشتراک می‌گذارد. یافته‌ها باید به پاراگراف‌هایی با عنوان‌های فرعی تفکیک شوند.
- نتیجه‌گیری: به چه چیزی دست پیدا کردید؟ توصیه‌های شما چیست؟ شرایط را چگونه ارزیابی می‌کنید؟ نتیجه‌گیری شما برای موفقیت گزارش بسیار مهم است.
- کتاب‌شناسی: فهرستی از تمام منابع و آثار ذکر شده شما که برای تکمیل پروژه استفاده شده است.
- واژه‌نامه: واژه نامه اصطلاحات وقتی کاربرد دارد که یک گزارش تجاری برای افراد ناآشنا با ویژگی‌های صنعت توسعه داده شود.
7. مقدمه و خلاصه بنویسید
ما در بالا به طور خلاصه به این موضوع پرداختیم، اما نوشتن مقدمه برای گزارش شما بخش مهمی است زیرا هدف از آن را مورد توجه قرار می‌دهد، اطلاعات زمینه‌ای را در مورد موضوع ارائه می‌دهد و استدلال اصلی را تعریف و خلاصه می‌کند.
مورد بعدی خلاصه است. خلاصه اساساً نکات اصلی گزارش شما را فشرده می‌کند. همیشه باید آخرین چیزی باشد که می‌نویسید تا بتوانید به تمام اطلاعاتی که در طول گزارش جمع آوری کرده‌اید مراجعه کنید.
همچنین تعیین اینکه آیا یک چکیده برای گزارش شما مناسب است یا خیر، عاقلانه خواهد بود. اساساً، چکیده بیانیه کوتاه اما قدرتمندی است که حجم وسیع‌تری از کار را توصیف می‌کند و می‌تواند افزودنی حیاتی برای گزارش شما باشد.
8. فهرست مطالب را تهیه کنید
در نوشتن کسب و کار رسمی، فهرست مطالب به خواننده کمک می‌کند تا یک مرور اجمالی در خصوص بخش‌های طولانی و پیچیده کار داشته باشد که معمولاً درست بعد از صفحه عنوان می‌آید. فهرست مطالب شما باید عناوین بخش گزارش و همچنین صفحات آن‌ها را فهرست کند. برای اطمینان از یکپارچگی و اینکه شماره صفحه‌های فهرست شما صحیح است، نوشتن آن را برای آخر بگذارید.
9. اینفوگرافیک و تصاویر را اضافه کنید
تصور کنید در حال خواندن یک گزارش تجاری 100 صفحه‌ای پر از کلمات هستید. حتی فداکارترین کهنه‌کار صنعت هم این را یکنواخت و خشک می‌دانست، مگر اینکه کل گزارش پر از نقطه نظرات طنزآمیز باشد. اما می‌دانیم که نباید در نوشته‌های تجاری نکات طنز گنجانده شود. بنابراین، بهترین جایگزین درج اینفوگرافیک است که به عنوان کمک بصری برای داده‌ها یا توصیه‌های مهم عمل می‌کند. اکثر کارشناسان موافق هستند که نمودارهای رنگارنگ معمولاً منابع اصلی برای تصاویر هستند.
10. گزارش کسب و کار خود را تصحیح کنید
آیا زمانی را برای اصلاح گزارش کسب و کار خود اختصاص می‌دهید؟ این امر ضروری است زیرا نمی‌خواهید کار 100 صفحه‌ای شما مملو از اشتباهات املایی و گرامری باشد. چرا که این اتفاق برای شما و کسب و کارتان بسیار وحشتناک خواهد بود. بنابراین، برای انجام یک اصلاح کامل وقت بگذارید و نکات زیر را نیز در گزارش خود بگنجانید:
- از جملات لفظی، عامیانه و اصطلاحات سبک خودداری کنید (به زیر مراجعه کنید).
- از اصطلاحات تخصصی صنعتی و اصطلاحات فنی مرتبط استفاده کنید، اما از استفاده بیش از حد از این کلمات پرمخاطب خودداری کنید.
- نوشتن غیرفعال را به جای نوشتن فعال برای گزارش کسب و کار خود انتخاب کنید.
- از یک همکار بخواهید که سند نهایی را بررسی کند.
- از سایت‌های آنلاین برای چک کردن زبان فارسی یا گرامر استفاده کنید.
چه کسی از ویرایش و اصلاح لذت می‌برند؟ پس از گذراندن چند روز برای نوشتن این گزارش، آخرین کاری که انجام می‌دهید این است که صفحات گزارش را در جستجوی خطاهای نوشتاری بررسی کنید. این کار ارزش آن را دارد که برای اطمینان از زیبا و مرتب بودن گزارش خود کمی بیشتر وقت بگذارید و تلاش کنید.
11. از ساده‌نویسی استفاده کنید
نوشتن تجاری با نوشتن آکادمیک متفاوت است. اولی بیشتر بر اصل “زمان طلا است” متکی است، در حالی که دومی بیشتر بر گسترش ریزترین نقاط تمرکز دارد.
نوشتن کسب و کار مستلزم این است که در اسرع وقت به تمامی مرحله ریز و درشت رسیدگی کنید. اگرچه شما باید زبان رسمی و اصطلاحات دقیق را در گزارش کلی خود بگنجانید، اما همچنان باید سعی کنید وقت را تلف نکنید. در عین حال باید توجه کنید که همیشه استانداردهای خود را رعایت کنید. اما اگر ترجیح دفتر کاری شما به این است که گزارش خود را به صورت آکادمیک بنویسید، بهتر است همین کار را انجام دهید.
12. گزارش خود را بسته‌بندی کنید
در نهایت، بهترین کاری که می‌توانید برای گزارش کسب و کار کاملاً تحقیق شده و به خوبی نوشته خود انجام دهید، این است: یک بسته‌بندی زیبا.
چه کاری بهتر از قرار دادن آن در یک پوشه زیبا، سازمان‌دهی گزارش به شکل صحافی شده یا چاپ شده بر روی کاغذ خوب برای ارائه کامل نوشته خود به تیم یا مشتریانتان. با این کار تا حد امکان دقیق به نظر می‌رسید و نحوه بسته‌بندی گزارش، شما و شرکتتان را در کانون توجه و نظرات مثبت قرار خواهد داد.
به یاد داشته باشید که این اسناد بیشتر به صورت انفرادی نوشته می‌شوند، که این امر مستلزم آن است که از روحیه کارآفرینی خود استفاده کنید و به عقل و تدبیر خود رجوع کنید.
آیا نوشتن گزارش تجاری در شرکت خصوصی یک کار اضافی است؟ برای افرادی که این گزارش‌ها را می‌نویسند، می‌تواند تلاشی طاقت‌فرسا به نظر برسد که زمان، انرژی و منابع زیادی را می‌گیرد، اگرچه راه‌های زیادی برای کم کردن سختی این کار وجود دارد.
هدف از نوشتن گزارش‌های تجاری، یافتن توجیهی برای تصمیمات شرکتی خاص یا یادگیری بهترین راه برای رقابت در بخشی از بازار است. این اسناد به منظور سازمان‌دهی افکار، حقایق و اکتشافات شما در یک گزارش غول‌پیکر است. اگر فقط یافته‌های تصادفی را روی یک دستمال یادداشت کرده و به رئیس، مشتریان یا سهامداران ارائه دهید، هرگز کارساز نخواهد بود.بنابراین، به گزارش کسب و کار خود افتخار کنید، اما سعی نکنید در نوشتن آن از تولستوی تقلید کنید!
آیا نکات دیگری دارید که روند نوشتن یک گزارش تجاری را آسان تر کند؟ آن‌ها را در بخش نظرات زیر این پست با ما به اشتراک بگذارید!