نکته مهم در مدیریت کار تیمی این است که بدانید تقاضای مشتری هرگز ثابت نمی‌ماند. درست زمانی که فکر می‌کنید الگو را می‌شناسید، روند کاملا تغییر می‌کند. محصولات و خدمات از بین می‌روند، تأثیرات فصلی از بین می‌رود و رویدادهای کاملا غیرقابل پیش‌بینی همه چیز را تغییر می‌دهد. این جوهر تقاضای در حال نوسان است. وقتی مطمئن نیستید چه تقاضایی خواهید داشت، چگونه کار کارمندان را برنامه‌ریزی می‌کنید؟ چگونه می‌توانید شیفت‌ها را تنظیم کنید و با کارمندان منصف باشید؟ کارمندانتان را چطور درگیر نگه می‌دارید؟ شیوه شما برای مدیریت منصفانه چیست؟ چه راهکارهایی برای مدیریت کار تیمی پیاده‌سازی می‌کنید؟
تقاضای در حال نوسان نیاز به انعطاف‌پذیری و تلاش هماهنگ برای مراقبت از کارمندان دارد. برخی از کارهایی که انجام می‌دهید کمتر مربوط به سازگاری با نوسانات شناخته می‌شود زیرا سعی در مبارزه با آن‌ها داشته است. با این حال، با توجه به سه نکته زیر، می‌توانید با وجود تقاضای حال نوسان رشد کنید. هر کدام از این‌ها نقشی را ایفا می‌کنند که به شما کمک می‌کند به جای واژگون شدن، بر امواج سوار شوید.
تعریف مدیریت کار تیمی و نقش مدیر در کار تیمی
پیش از هر چیز بهتر است تعریفی از مدیریت کار تیمی و نقش مدیر در آن ارائه کنیم.
زمانی که افراد مختلف به عنوان یک تیم برای پیشبرد یک ایده یا هدف در کنار یکدیگر کار می‌کنند، تیم تشکیل می‌شود. در این گروه به فردی که این تیم را هدایت می‌کند و به نوعی در موقعیتی بالاتر از سایر اعضا قرار دارد، مدیر تیم گفته می‌شود.
طبیعتا در صورتی که مدیریت تیم به درستی اتفاق نیفتد این احتمال خیلی بالاست که افراد از ایده اصلی منحرف شوند یا نتوانند کارهایشان را به درستی پیش ببرند. نقش یک مدیر زمانی پررنگ‌تر می‌شود که می‌تواند سبک مدیریتی کاملا متناسب با اعضای تیمش را انتخاب کند.
در ادامه راهکارهایی را برای مدیریت تیم ها در زمان نوسان تقاضا ارائه می‌کنیم.
مراحل کار تیمی در زمان نوسان تقاضا
1.از فصل شلوغ خود نهایت استفاده را ببرید
فصل شلوغ شما نوعی نوسان قابل پیش‌بینی است. می‌دانید که به زودی در فصل شلوغ قرار خواهید گرفت بنابراین چند ماه زودتر شروع به آماده‌سازی می‌کنید. به طور عمده، شما کارکنان جدید را استخدام خواهید کرد. نکته قابل توجه این است که استخدام را برای فصل افزایش دهید؛ این به معنای یک فرآیند سریع استخدام کارمند فصلی است.
بهتر است جذب نیرو را به سرعت شروع کنید. استخدام زمان زیادی می‌برد، بنابراین نمی‌توانید تا شروع فصل صبر کنید. به علاوه، سایر مشاغل فصلی به دنبال همین کارگران هستند.
استخدام‌های فصلی را به عنوان کارمندان «واقعی» ببینید. آن‌ها کارمندان واقعی هستند، اما ممکن است این تمایل وجود داشته باشد که آن‌ها را موقتی ببینند. کارمندان فصلی به اندازه کارمندان در طول سال ارزشمند هستند، بنابراین با آن‌ها یکسان رفتار و رویکردهای مشابهی را در قبال آن‌ها اتخاذ کنید.
به این کارمندان به خوبی آموزش دهید. فصل‌های پرمشغله می‌تواند استرس بالایی داشته باشد. بسیاری از تقاضاهای مشتریان مستلزم آموزش بیشتر است، نه کمتر. اجازه ندهید ایده یک دوره کاری کوتاه‌تر باعث شود فکر کنید که این کارمندان به آموزش نیاز ندارند. فرآیند پذیرش کارمند نباید بیش از حد باشد، بلکه باید کامل باشد.
داشتن فناوری برای برنامه‌ریزی آسان و منعطف یک راه عالی برای جذب کارمندان فصلی درجه یک است. این روش به آن‌ها آزادی کار می‌دهد و شما را از رقبا متمایز می‌کند. همچنین یک مزیت مقرون‌به‌صرفه است که به همه افراد سازمان شما کمک می‌کند.
فصل شلوغ خود را به درستی مدیریت کنید تا بتوانید وفاداری مشتری را به دست آورید. ذخایر نقدی ایجاد و کارمندان بالقوه‌ای را پیدا کنید که پس از پایان فصل نیز برای شما کارآمد باشند.
2.تعامل و ارتباطات کارکنان را بهبود بخشید
کارمندان متعهد افرادی هستند که از کار خود راضی هستند. آن‌ها برای کارشان اهمیت قائلند و با تیم و مشتریان خود درگیر هستند.
با این حال، این تعامل شکننده است. استرس می‌تواند این تعامل را از بین ببرد. این تنها شما نیستید که با نوسان تقاضای مشتری مضطرب می‌شوید؛ کارمندان شما آن را به اندازه شما یا حتی بیشتر احساس می‌کنند. این افراد هستند که با مشتریان ارتباط دارند و وقتی تقاضا از حد انتظارشان بیشتر می‌شود، استرس می‌گیرند. این استرس بیش از حد منجر به فرسودگی کارمندان می‌شود. در واقع، 70 درصد از کارمندان شما با فرسودگی شغلی دست و پنجه نرم کرده‌اند!
ارتباط را باز نگه دارید و تنبیه نکنید. در مورد سلامت روان جدی باشید. درک کنید که فرسودگی شغلی چیست و چقدر اهمیت دارد که به کارکنان استراحت دهید. به اشخاص بیشتر از وظایف لحظه‌ای اهمیت دهید.
شما فقط می‌توانید یک نفر را به سختی کار کردن برای این مدت طولانی ترغیب کنید. در این صورت کارمند شما به سرعت کارایی خود را از دست می‌دهد و در واقع باعث ایجاد رنجش می‌شود. برای کار سخت جوایز واقعی بدهید تا کارمندان ارزشی که برایشان قائل هستید را ببینند. اهداف قابل دستیابی را تعیین کنید و به کارمندان برای رسیدن به آن‌ها پاداش دهید.
هیچ چیز مهم‌تر از کارمندان شما نیست. به عنوان یک مدیر خیلی دور از ذهن نیست که در ضرب‌الاجل‌های مالی و غرق شوید؛ به خصوص زمانی که برنامه‌ریزی. اجازه ندهید محل کارتان راکد شود. فرهنگ سالم محل کار به صورت «انتخابی» و فرهنگ فاسد محل کار از روی «غفلت» اتفاق میفتد. نگرش‌ها را دنبال کنید و مراقب فرسودگی شغلی، مسائل مربوط به مدیریت خرد یا حتی سوء استفاده از مشتری باشید.
اضافه کاری یکی از راه‌های تشخیص برخی از این مشکلات است. اضافه کاری بیش از حد یکی از شاخص‌های اصلی کارمندانی است که در مسیر کار بیش از حد و فرسودگی قرار دارند. شما می‌توانید اضافه کاری را به روش‌های مختلفی کاهش دهید.
به داده‌ها توجه کنید. اضافه کاری یک داده مهم است که باید بر نحوه برنامه‌ریزی شما تأثیر بگذارد. مطمئن شوید که آن داده‌ها را جمع‌آوری می‌کنید. اگر اضافه کاری زیادی دارید، برنامه‌ریزی شما درست نیست.
کارمندان خود را برای انجام بسیاری از کارها و وظایف آموزش دهید. این به آن‌ها اعتماد به‌نفس بیشتری می‌دهد و به تیم شما کمک می‌کند بهتر کار کنند. از آن‌جایی که می‌توانید در زمانی که کارها شلوغ می‌شود، شرکت کنید، راحت‌تر می‌توانید از اضافه کاری هنگام برنامه‌ریزی جلوگیری کنید.
کاهش دردسرهای عملیاتی با برنامه‌ریزی انعطاف‌پذیر
زمان‌بندی انعطاف‌پذیر توانایی شگفت‌انگیزی برای بهبود تعامل کارکنان و کاهش استرس در فصل‌های نوسان دارد؛ دو موردی که در مدیریت تقاضای در حال نوسان کلیدی هستند. هنگامی که تقاضا افزایش می‌یابد، می‌توانید آن را بدون فرسودگی کارمندان خود پوشش دهید و مجبور نیستید روی کسی بیش از حد فشار بیاورید. به جای اینکه ساعت‌ها وقت بگذارید و برنامه‌ریزی کنید، یک چارچوب بسازید. زمان‌بندی انعطاف‌پذیر رویکردی است که به کارکنان اجازه می‌دهد در شیفت‌هایی که می‌خواهند، کار کنند.
کارمندان می توانند درخواست شیفت کنند و شیفت‌ها را با یکدیگر تعویض کنند. این بدان معناست که آن‌ها بر تعادل کار و زندگی خود کنترل دارند. به کارمندان خود مالکیت بیشتری بر برنامه کاری خود بدهید و خودتان نتایج را خواهید داد.
نتیجه‌گیری
در مدیریت کار تیمی کاهش تقاضا، می‌تواند تغییرات بیشتری را اضافه کند. شما می‌توانید در مورد اعمال سیاست‌های فصل شلوغ، پیش از موعد با کارمندان ارتباط برقرار کنید. به این ترتیب، کارمندان می‌توانند انتظار داشته باشند که حجم کاریشان چقدر افزایش پیدا می‌کند.
موضوع اینجاست؛ شما به ابزارهای مناسب برای ارائه نتایج عالی به مشتریان و کارمندان از زمان‌بندی انعطاف‌پذیر نیاز دارید. باید توانایی یکپارچه‌ای برای ایجاد برنامه و برای ارتباط کارکنان با یکدیگر در مورد آن برنامه وجود داشته باشد.
ابزارها و نرم‌افزارهای زیادی برای این کار وجود دارد. سعی کنید با توجه به فرهنگ سازمانی و نوع کسب و کارتان بهترین آن را انتخاب کنید و از مزایا و نتایج آن بهره‌مند شوید.
منبع: wheniwork.com
