چه نیروی فروش دو نفره داشته باشید که فقط گهگاهی به سفرهای یک روزه می‌روند، یا گروهی از کارمندان که دائما در سفر هستند و بخش هماهنگی برای سفرتان دارید، این 6 نکته به شما کمک میکند که هزینه سفر کارمندان را بهینه کنید.
1. نیازهای کارمندانتان را بشناسید
صحبت کردن با کارمندان در مورد نیازهای سفرشان یکی از بهترین راه‌ها برای کاهش هزینه‌ها است. برای این کار شما باید از کارمندانتان بپرسید: «واقعا برای احساس راحتی در سفر به چه چیزی نیاز دارید؟» ممکن است متوجه شوید که برخی از کارمندان به یک تخت خواب بزرگ اهمیتی نمی‌دهند یا بدشان نمی‌آید که با پرواز درجه یک برگردند.
یک پرسشنامه سفر ساده برای هر کارمند آماده کنید تا آن را پر کند. از آن‌ها بپرسید که ترجیحات‌شان بر اساس اولویت چیست؛ در هنگام تنظیم سفر از این اطلاعات استفاده کنید. علاوه بر سؤالات استاندارد در مورد صندلی پرواز، اندازه تخت، ترجیحات اتومبیل کرایه‌ای، حتما اولویت‌های دقیق مانند انتخاب غذاخوری، اقامتگاه‌های ویژه سلامت یا معلولان و حتی اینکه آیا اتاق‌های طبقه اول یا پنجاهم را دوست دارند را در نظر بگیرید. درک نیازهای کارکنان یکی از اصلی‌ترین راهکارهای است که علاوه بر صرفه‌جویی در هزینه‌ها، آسایش کارمندان را نیز فراهم میکند.
2. منابع خود را برای زمانی که مهم است ذخیره کنید
قبل از اینکه سفری رزرو شود، با تیم خود صحبت کنید تا تصمیم بگیرید که آیا سفر واقعا ضروری است یا خیر. جلساتی که می‌توانند به راحتی از طریق تماس کنفرانسی برگزار شوند، تقریبا همیشه باید در داخل خانه انجام شوند؛ اپلیکیشن‌های تحت وب گزینه‌های کم هزینه‌ای هستند که به خوبی کار می‌کنند.
با این حال، اگر این سفر پتانسیل امضای قرارداد در محل یا نقطه عطف مهم دیگری را داشته باشد، باید سرمایه‌گذاری‌های لازم انجام شود. هیچ جایگزینی برای یک مکالمه سر میز شام با مشتری احتمالی وجود ندارد. با شرط‌بندی روی بهترین فرصت‌ها، می‌توانید تیم‌تان را بیشتر در محیط امن خانه‌شان نگه دارید.
3. به تیم اطلاع دهید که چه خبر است
همه افراد به هرحال دغدغه‌های اقتصادی دارند؛ ارائه توضیحات حتی کمی بیشتر می‌تواند شما را در نظر کارمندانتان دغدغه‌مند و مهربان نشان دهد. تیم شما باید مطمئن باشد که راحتی و ایمنی آن‌ها همیشه در اولویت است. برای هر کاهش بودجه‌ای که انجام می‌دهید، دلیل خود را برای تیم توضیح دهید. اگر تغییری در هتلی که همیشه انتخاب می‌کنید ایجاد شده است، توضیحی برای افراد بدهید که چرا این کار انجام می‌شود و این تغییر چگونه می‌تواند بر پرداخت و مزایا تأثیر مثبت بگذارد.
زمانی که هزینه سفر کارمندان را کاهش می‌دهید، مهم است که بتوانید توضیحاتی منطقی را درباره دلایل این تغییرات به آن‌ها ارائه دهید. به یاد داشته باشید که این‌ها کارمندان توانمندی هستند که برای نمایندگی برند و ماموریت شما فرستاده می‌شوند، نه بچه‌هایی که به کمپ روزانه می‌روند. سطح احترامی که نشان می‌دهید مستقیما با روحیه بالاتر، فروش بهتر و نیروی کار وفادارتر برابری میکند.
4. از تخفیف‌های شرکتی استفاده کنید
اگر در حال حاضر نرخ گروهی را با هتل یا زنجیره اتومبیل کرایه‌ای که بیشتر استفاده می کنید تنظیم نکرده‌اید، این یک فرصت عالی برای درخواست تخفیف است. بسیاری از شرکت‌ها جزئیات را در وب سایت خود ارائه می‌دهند، اما یک تماس ساده با دفتر شرکت آن‌ها می‌تواند شما را در مسیر درست حرکت دهد. تخفیف‌ها می‌توانند از5 تا 10% از تمام رزروهایتان تا دریافت اجاره شبانه یا روزانه رایگان پس از تعداد معینی خرید، متفاوت باشند. این یکی از روش‌های مناسب برای کاهش هزینه سفر کارمندان محسوب می‌شود.
5. از قبل برنامه ریزی کنید
لغو سفر در آخرین لحظه نه تنها ناخوشایند است، بلکه می‌تواند بسیار پرهزینه نیز باشد. هزینه تغییر خطوط هوایی ارزان نیست و بسیاری از هتل‌ها برای شب‌هایی که ظرف 24 ساعت پس از رزرو لغو می‌شوند، هزینه دریافت می‌کنند. اگر متوجه شدید که لغو حتی مقدار کمی از بودجه سفرتان را می‌خورد، ممکن است زمان آن فرا رسیده باشد که دلایل ایجاد این مسئله را مجددا ارزیابی کنید و از طریق روش‌های ارتباطی ذکر شده در بالا، آن‌ها را تحت کنترل بگیرید.
6. مراقب زمان خود باشید
وقتی که زمان سفر به طور واضح مشخص نشده باشد ممکن است پول از بین برود. آیا سفر تیم فروش شما سه ساعت طول می‌کشد یا شش ساعت؟ آیا می‌توانند همان شب برگردند یا باید تا بعدازظهر روز بعد بمانند؟ تصمیمات کوچک می‌تواند هزینه‌های بزرگ را به همراه داشته باشد. با فهمیدن اینکه واقعا چقدر زمان برای سفر نیاز است، می‌توانید زمان خارج از دفتر و هزینه‌هایتان را کاهش دهید.
منبع: wisebread.com
