ممکن است فکر کنید که به عنوان یک حرفه‌ای در تجارت، تنها وظیفه شما نوآوری در بازار، بستن معاملات پرسود و سفر به اقصی نقاط دنیا برای ملاقات با مردم در مکان‌های مختلف و مناسب است. همه این‌ها درست است اما متأسفانه یک کار پیش پا افتاده دیگر در راه اندازی یک تجارت وجود دارد: کاغذ بازی.
از آن‌جایی که این مساله‌ای است که نمی‌توانید از آن فرار کنید، ضروری است بدانید که چه نوع فرم‌ها و گواهی‌ها مورد نیاز است و چه پارامترهای قانونی لازم است. ما فهرستی از 19 سند کلیدی کسبوکار را گردآوری کرده‌ایم که هر استارت‌آپ یا سرمایه‌گذاری کوچک هنگام راه‌اندازی یک کسبوکار به آن نیاز دارد:
1. اساسنامه
اساسنامه یک سند رسمی است که به طور قانونی وجود شرکت شما را در هر واحد قضایی ثابت می‌کند. اساسنامه که به عنوان اساسنامه شرکت یا ثبت شرکت نیز شناخته می‌شود، حاوی نام شرکت، آدرس خیابان و نماینده خدمات است. این هدف طیف گسترده‌ای از جمله مزایای مالیاتی، حفاظت از طلبکاران و یک تصدیق رسمی برای راحتی خیال سرمایه‌گذاران است.
2. قرارداد عملیاتی
قرارداد عملیاتی یک چارچوب قانونی است که مالکیت و وظایف اعضای شرکت را مشخص می‌کند. این سند تجاری به عنوان “توافق موسس” نیز شناخته می‌شود، اساساً روابط مالی و کاری بین صاحبان مشاغل را مشخص می‌کند. باید حاوی جزئیات مربوط به مالکیت، مدیریت و اعضا باشد. هر متخصص کسب و کار توصیه می‌کند که از مزایای این سند وقتی افراد متعددی مالک و اداره‌کننده یک شرکت هستند استفاده کنید.
3. قرارداد کار
بسیاری از استارت‌آپ‌ها بر این باورند که تمدید قراردادهای کاری با کارمندان یا حتی فریلنسرها ضروری نیست. با این حال، برای محافظت از خود و جلوگیری از نزاع، خوب است که یک قرارداد کار برای تعیین حقوق و مسئولیت‌های بین طرفین درگیر تنظیم کنید. به زبان ساده، قرارداد بین کارفرما و کارمند است.
4. توصیه‌نامه
کسب و کارها توصیه‌نامه را به یک کارمند بالقوه ارائه می‌دهند که شرایط مهم استخدام فرد مانند تاریخ شروع، مزایا و وظایف را فهرست می‌کند. اگرچه قرارداد ضمنی نیست، اما برای اطلاع‌رسانی به داوطلبان از انتخاب برای استخدام ضروری است.
5. فرم آزادسازی مسئولیت
خواه ویترین فروشگاهی را اداره می‌کنید یا دارایی دیجیتالی را اداره می‌کنید، در عصر حاضر حفظ فرم‌های آزادسازی مسئولیت برای هر کسی که از محصول یا خدمات شما استفاده می‌کند ضروری است. این سند به این معنی است که یک طرف از حق خود برای ارائه یک ادعای حقوقی علیه طرف دیگر در صورت وقوع خساراتی مانند تصادف یا جراحت چشم‌پوشی می‌کند. در واقع این امکان را می‌دهد که از کسب و کار خود در برابر شکایت در دادگاه محافظت کنید.
6. توافقنامه عدم افشای اطلاعات (NDA)
هر کارآفرینی که به موفقیت دست یافته است موافق است که مهم‌ترین سند تجاری برای هر استارت‌آپی، قرارداد عدم افشا (NDA) است. این یک قرارداد حقوقی شامل حداقل دو طرف است که اطلاعات محرمانه، دانش و مطالبی را که طرفین نمی‌توانند با شخص ثالث به اشتراک بگذارند، مشخص می‌کند. به این توافقنامه محرمانه و توافقنامه افشای اطلاعات محرمانه نیز گفته می‌شود. بنابراین، اگر یک مفهوم تجاری فوق‌العاده یا محصولی نوآورانه دارید که قرار است دنیا را تغییر دهد، NDA کارمندان شرکت شما را در خصوص به اشتراک گذاشتن این اطلاعات با دیگران محدود می‌کند.
7. الگوی گزارش مالی
پس از ثبت رسمی خود، از شما خواسته می‌شود که گزارش‌های مالی سالانه خود را منتشر کنید تا گواهینامه خود در حوزه قضایی را حفظ کنید. این اسناد شامل ترازنامه، صورت سود و زیان و صورت جریان وجوه نقد شماست. اگر می‌خواهید رابطه خوبی با کمیسیون شرکت یا استان خود داشته باشید، باید روی یک الگو کار کنید و گزارش سالانه شرکت خود را ثبت کنید.
8. جواز کسب
در حالی که مجوزهای کسب و کار خاص، به نوع کسب و کاری که اداره می‌کنید بستگی دارد، اما باز هم باید مشخص کنید که برای اطمینان از داشتن مجوز مناسب در شهر یا استان خود به چه مدارکی نیاز دارید.
9. آیین نامه
آیین‌نامه‌های شرکت مجموعه‌ای از قوانین هستند که پس از ادغام کسب و کار تدوین و وضع می‌شوند. این یک سند قانونی است که ساختار مدیریت داخلی آن را مشخص می‌کند. به گفته متخصصان حقوقی، یکی از رایج‌ترین اشتباهات کسب و کارهای جدید، عدم ایجاد و اجرای آیین نامه‌های متناسب با شرکت است.
10. شرایط خدمات
نظرسنجی‌ها نشان داده‌اند که بیشتر مصرف‌کنندگان شرایط خدمات را نمی‌خوانند. اما سهل‌انگاری عموم نباید شما را از ایجاد فهرستی از شرایط و ضوابط که کاربران برای استفاده از خدمات شما باید با رعایت آن‌ها موافقت کنند، باز دارد.
در واقع زمانی که شرایط خدمات خود را جمع آوری می‌کنید، باید شامل سلب مسئولیت، تعهدات و مسئولیت‌های شرکت و مشتریان شما باشد.
11. صورت‌جلسه
حتی اگر یک شرکت کوچک با تعداد انگشت‌شماری کارمند هستید، نگه داشتن صورت‌جلسات یک کار ضروری است . سوابق مکتوب یک جلسه حاوی اطلاعات در مورد چند چیز است:
- اقدامات توافق شده
- پیشنهادات پذیرفته یا رد شده
- نتایج رای‌گیری
- موارد به تعویق افتاده یا تجارت جدید مورد بحث قرار گرفته
- تاریخ و ساعت جلسه بعدی
12. تفاهم‌نامه
یک یادداشت تفاهم یا تفاهم‌نامه (MOU) تقریباً یک نسخه توافق رسمی است. بسیاری از کسب و کارها از تفاهم نامه‌ها برای راه‌اندازی مشارکت‌های رسمی با توصیف توافق‌نامه‌های گسترده بین طرفین استفاده می‌کنند. در واقع، وقتی که یک تفاهم‌نامه از نظر قانونی الزام‌آور نیست، اما اهمیت زیادی دارد، به این معنی است که یک قرارداد الزام‌آور به زودی ایجاد خواهد شد.
13. سیاست حفظ حریم خصوصی آنلاین
در اقتصاد دیجیتالی امروزی و با توجه به نگرانی ناگهانی عمومی برای حفظ حریم خصوصی، ارائه حداکثر شفافیت به مشتریان و کارمندان بسیار مهم است. برای رسیدن به این هدف، باید یک خط مشی رازداری دقیق و در دسترس را اعمال کنید که شامل چندین عنصر مانند:
- چه اطلاعات شخصی جمع‌آوری می‌شود.
- چگونه داده‌ها جمع‌آوری می‌شوند و برای چه مواردی استفاده می‌شوند.
- توضیحاتی در مورد اینکه چگونه کاربران می‌توانند اطلاعات جمع‌آوری شده را ببینند.
- اطمینان از اینکه داده‌ها به طور مناسب جمع‌آوری شده، ایمن ذخیره می‌شوند و همیشه محافظت می‌شوند.
- جزئیات در مورد کارهایی که مشتریان می‌توانند در صورت عدم رعایت خط مشی رازداری انجام دهند.
14. قرارداد قرض‌الحسنه
برای استارت‌آپ‌ها، کسب‌وکارهای کوچک و حتی شرکت‌های بزرگ، اعتبار نقش مهمی در باز نگه‌داشتن درهای آن‌ها، خرید از ایشان و گسترش عملیات‌شان دارد. اعطای وام به ناچار در مرحله‌ای از ادغام انجام می‌شود. آیا قرارداد یا توفقی برام وام دارید؟
قرارداد وام یک سند تجاری الزام‌آور قانونی بین وام‌گیرنده و وام‌دهنده است که شرایط و ضوابط وام را تنظیم می‌کند، خواه قرارداد تسهیلات باشد یا وام سرمایه در گردش. باید شامل ارزش وثیقه، شرایط نرخ بهره و مدت وام باشد.
15. نمایندگی ثبت
نمایندگی ثبت، یک شخص ثالث حرفه‌ای در همان حوزه قضایی است که نام واحد تجاری ثبت شده است. این شخص اخطارهای فرآیند را دریافت می‌کند، مکاتبات دولت را می‌پذیرد و اسناد رسمی را ارائه می‌دهد. یک سند نمایندگی ثبت، موقعیت را در شرکت شما شناسایی و رسماً به وجود می‌آورد.
16. قرارداد سهامداران
کارآفرینان معمولاً مرتکب این اشتباه که از توافقنامه سهامداران استفاده نکنند، می‌شوند. زیرا آن را برای استارتاپ یا کسب و کار کوچک خود غیر ضروری می‌دانند. با این حال، توافق سهامداران بسیار مهم است زیرا به عنوان یک قرارداد قانونی مورد توافق همه سهامداران شرکت عمل می‌کند و نحوه اداره تجارت را تنظیم می‌کند. به علاوه، می‌تواند شرکت را در برابر شرایط پیش‌بینی‌نشده بین سهامداران که ممکن است به دلیل موفقیت و رشد شرکت ایجاد شود، محافظت کند.
17. بیانیه حقوق صاحبان سهام
ارزش کسب و کار شما چیست؟ بیانیه حقوق صاحبان سهام سندی است که ارزش کل شرکت شما را پس از انجام تمام تعهدات شرکت برجسته می‌کند. در واقع تخصیص سرمایه در شرکت و میزان سرمایه‌ای که مالک یا موسسان سرمایه‌گذاری کرده‌اند و سود حاصل از کسب و کار که معمولاً مجدداً در شرکت سرمایه‌گذاری می‌شود را نشان می‌دهد.
18. منابع انسانی
اگر حتی تعداد انگشت‌شماری از افراد را استخدام می‌کنید، به مدارک منابع انسانی نیاز دارید. در حالی که ما به قراردادهای کاری و آیین‌نامه‌ها اشاره کردیم، ارائه دستورالعمل‌های محل کار مرتبط با بررسی عملکرد، رفتار کارکنان و همچنین شرح وظایف نیز ضروری است. قالب این کتابچه‌های راهنمای شرکتی باید فنی، قانونی و قابل فهم باشد. در غیر این صورت، بسیاری از کارگران زحمت خواندن کتاب راهنما را به خود نمی‌دهند.
19. گزارش‌های تجاری
همانطور که قبلا ذکر شد، باید گزارش‌های مالی سالانه تهیه کنید. اما شما همچنین باید گزارش‌های تجاری را کنار هم قرار دهید زیرا برای مدیریت موفق داخلی ضروری است. این گزارش‌ها ارقام فروش، رعایت ایمنی، برنامه‌های بازاریابی، مطالعات موردی و مطالعات امکان‌سنجی را بررسی می‌کند. چیزی که این کار را موثر می‌کند این است که سازمان شما می‌تواند سرمایه‌گذاران جدیدی را نیز جذب کند، زیرا جزئیات را به خوبی درج می‌کنید.
هر کسب و کار بزرگ یا کوچک ملزم به دستیابی، تکمیل و ارائه مجموعه‌ای از اسناد است. مهم نیست که چقدر به‌نظرتان بی‌اهمیت می‌آید اما اگر از کار بر روی این اسناد خودداری کنید، ممکن است اتفاقات بدتری برای شرکت یا کسب و کارتان بیفتد.
به هرحال حتماً منابع زیادی در هر منطقه‌ای وجود دارد که می‌تواند شما را به گنجینه‌ای از اسناد، از گواهی ثبت نام می‌گیرد تا بسیاری از انواع قراردادها، راهنمایی کند. البته که شما می‌خواهید این کار را در سریع‌ترین زمان ممکن انجام دهید تا بتوانید روی کار اصلی‌ای که انجام می‌دهید تمرکز کنید: نوآوری، برآورده کردن تقاضای مشتری و رشد شرکتتان.
آیا می‌توانید به سند تجاری مهم دیگری فکر کنید؟ نظرات خود را در بخش نظرات در زیر این پست با ما به اشتراک بگذارید!
